無紙化會務管理軟件

無紙化會議系統(tǒng)的管理軟件，可支持多個會議室、多個會議的同時管理，通過可視化的頁面交互方式，使會議預約、會議配置、議題設置、座次預設操作更加高效，提高無紙化會議的創(chuàng)建、配置的效率，提升會議過程中信息交互、資料管理和會議后資料歸檔以及資料安全備份的能力。

? 系統(tǒng)管理功能
1、組織管理：公司的組織架構(gòu)具有上級部門、下級部門及上級管理下級的業(yè)務需求，系統(tǒng)采用樹形結(jié)構(gòu)可以無限級的子節(jié)點操作，實現(xiàn)與企業(yè)部門或機構(gòu)的真實對應。系統(tǒng)預設本單位部門、外單位部門兩個部分，用于本單位用戶以及外單位參會人員的分組歸類管理。組織管理包括組織信息的錄入、組織信息的維護、組織與用戶對應關(guān)系設置等。在實際系統(tǒng)過程時，系統(tǒng)通過標準化數(shù)據(jù)對接模板，與使用單位的組織架構(gòu)匹配后通過Excel模板進行組織信息導入。
2、角色管理：系統(tǒng)中認定角色是一組用戶權(quán)限的合集，具有指定權(quán)限操作、訪問特定資源的行為。系統(tǒng)默認定義角色：超級系統(tǒng)管理員、會議管理員、普通用戶。超級系統(tǒng)管理員主要操作功能：用戶管理、組織管理、會議室管理、會議室終端管理等；會議管理員主要操作功能：創(chuàng)建會議、配置會議、設備管理、統(tǒng)計分析等；普通用戶主要操作功能：通過日歷方式展示會議日程安排，查詢會議信息、會議資料、參會人員等。
3、用戶管理：系統(tǒng)管理員可通過用戶管理功能，通過信息采集的方式將使用單位包含的所有用戶錄入或?qū)胂到y(tǒng)，可將用戶與組織指定關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)具備手機號碼、用戶姓名檢索數(shù)據(jù)的功能。
4、會議室類型管理：當使用單位的會議室數(shù)量繁多、功能復雜的情形時，需要通過會議室類型對會議室的通途進行標注描述。系統(tǒng)默認配置洽談室（5人以下無無紙化終端）、小會議室、中會議室、大會議室、視頻會議會議室等會議室類型，同時可勾選是否屬于無紙化會議室。創(chuàng)建會議室的時候可以選擇會議室類型作為篩選條件，便于創(chuàng)建會議時、會議室維護時的快速定位會議室。
5、會議室管理：支持多個會議室管理，系統(tǒng)對會議室的基本信息、資產(chǎn)信息、會議室內(nèi)固定資產(chǎn)進行統(tǒng)一的管理和維護。通過可視化的設計工具實現(xiàn)會議室的布局、固定資產(chǎn)擺放、無紙化終端配置等功能。使用系統(tǒng)會議室管理模塊按照會議室內(nèi)桌椅、無紙化終端實際布局，可視化拖拽設置會議室內(nèi)座次，并且綁定設備終端。
6、終端管理：無紙化會議系統(tǒng)具備較強的終端兼容能力，系統(tǒng)適配無紙化會議終端、會議信息顯示終端、侯會信息播報終端、會議服務交互終端、信號接入控制器、信號輸出控制器、會議標語終端。所有的終端在通過管理軟件能自動尋找主機并進行控制管理，實時顯示終端的聯(lián)機狀態(tài)、運行狀態(tài)。與會議室綁定后，通過可視化設計器頁面，可以配置終端的顯示內(nèi)容、顯示背景。終端可進行分組，實現(xiàn)對一組終端的批量化操作應用。
7、歡迎界面管理：當會議啟動后，無紙化會議終端屏幕所顯示的會議歡迎致辭。通過系統(tǒng)管理頁面利用可視化組件實現(xiàn)對歡迎界面的自定義設計，可以為每一個會議室設置一個不同的歡迎界面，滿足會議室日常開會不同主題顯示定制化歡迎致辭的業(yè)務需求。
8、電子桌牌：電子桌牌用于替代會議室內(nèi)的塑料夾紙質(zhì)的桌牌，使參會人員信息顯示元素更豐富，內(nèi)容顯示更清晰。系統(tǒng)具有電子桌牌可視化配置功能，可以實現(xiàn)電子桌牌樣式的自定義設計，還可以對每一個會議室設置不同的顯示界面。
9、會議標語管理：會議標語用于召開無紙化會議時大屏幕的默認橫幅標語內(nèi)容的投放，避免會議室內(nèi)大屏幕顯示無信號的尷尬，系統(tǒng)具備會議標語可視化配置功能，可自定義每場會議顯示不同的會議標語。
10、信發(fā)模板管理：利用可視化設計器配置會議信息顯示終端的顯示內(nèi)容，可配置視頻、甘特圖、按鈕動作，使會議信息終端配置后具備更符合現(xiàn)場情況的顯示模式、操作模式。
11、會議室資產(chǎn)管理：提供資產(chǎn)管理清單，實現(xiàn)對會議室內(nèi)所有固定資產(chǎn)如電子類產(chǎn)品、座椅類資產(chǎn)等的管理，使用過程中發(fā)生故障后通知維保單位及時維修。
12、會議通知管理：系統(tǒng)會議創(chuàng)建完畢后，可以通過郵件、短信兩種方式將會議通知發(fā)送給參會人員。會議通知的內(nèi)容、格式均可配置，管理員可按照短信、郵件兩種通知方式自定義通知模板。
13、會議室維修管理：考慮到會議室作為資產(chǎn)管理存在維修這種使用暫停的特殊狀態(tài)，系統(tǒng)管理員可根據(jù)實際情況、維修的時間在系統(tǒng)中填寫會議室維修周期，填寫完畢后系統(tǒng)認為此會議室在這段時間不具備使用條件，因此會議管理員不能在這個會議室的此時段創(chuàng)建會議。
14、統(tǒng)計分析：具備會議室報表、可視化統(tǒng)計兩種方式，更好的滿足管理部門對會議室管理的需要。

會前功能
1、會議日歷：登錄無紙化會議服務器管理系統(tǒng)后，默認使用日歷的方式展示給用戶當月的每天會議日程安排，在有會議的日期內(nèi)縮略顯示會議主題，點擊日期詳細查看當日的會議信息、會議資料和會議參會人員。
2、會議預約：使用單位每個會議室每天均可創(chuàng)建自由時間段的多個會議，便于提升會議室的有效利用率。在會議預約模塊能通過會議室名稱、會議室類型、會議時間多種方式篩選目標會議室的空閑時間，結(jié)合甘特圖可視化并加以顏色的顯示模式，使管理員能直觀看到會議室的空閑時間，點擊可預約會議。
3、會議創(chuàng)建：會議預約完成后，開始對會議內(nèi)容進行創(chuàng)建，分為四步。第一步：會議基本信息配置，可以通過組織架構(gòu)的方式選擇多個參會人員，默認匹配參會人員角色，系統(tǒng)可對參會人員選擇會議主席、會議秘書兩種高級權(quán)限角色。在特殊會議的情況下，可對參會人員在會議中使用的無紙化會議終端任何功能進行刪減。會議基本信息配置還可以設置會議簽到方式、會議提醒功能。第二步：會議議題配置，在文本框中快速輸入會議主題即可依次創(chuàng)建多個會議議題，每個議題可批量上傳多個會議資料，會議資料可以是Office文檔類、PDF類、圖片類、視頻類文件資源，會議議題通過點擊“上下按鈕”調(diào)節(jié)議題順序，會議資料跟隨議題進行調(diào)整。為了使會議適應更多的應用場景每個議題下可配置不同的參會人員。第三步：參會人員座次匹配，逐個選擇議題，通過拖拽參會人員的方式，在會議室實際可視化圖形布局的頁面上擺放參會人員的落座位置。第四步：設置會議橫幅標語。
4、會議啟動：會議即將接近預約時間，并且當前會議室沒有被其他會議占用時，會議管理員角色在我創(chuàng)建的會議列表中點擊啟動按鈕，會議室內(nèi)的無紙化終端開始執(zhí)行升降屏升起、無紙化客戶端軟件啟動等操作。
5、會議取消：在會議未啟動之前，可以將會議取消，會議取消后會議室在此時段可以被其他會議管理員預約其他會議。
? 會中功能
1、會議延后：在會議召開的過程中，經(jīng)常會遇到會議拖延未按照會議預約時間結(jié)束會議這種情況，系統(tǒng)允許這種實際情況的發(fā)生。當上一會議未結(jié)束，影響到本次會議進行時，會議管理員可以在這種情況下選擇會議延后，在重新預約當前會議室向后的一個時間段召開會議，保證會議的合理安排。
2、候會播報：在會議召開的過程中，可里利用候會信息屏語音播報使參會人員積極入場。
3、會議標語：在會議召開的過程中，可遠程切換會議室內(nèi)會議標語的顯示內(nèi)容及模板。
? 會后功能
1、資料整理：會議資料分為會前資料、會中資料、會后資料三個部分；會前資料為會議管理員創(chuàng)建會議配置會議議題的時候上傳的所有資料，也可以叫做會議資料源文件。會中資料分為電子白板資料、會議批注資料、會議紀要三個部分，每一位參會人員所保存的電子白板內(nèi)容，會議過程中對會議資料標注的內(nèi)容，會議秘書記錄的會議紀要都會自動保存，存儲在會中資料部分。同時，會議秘書在會議過程中使用會議紀要功能所記錄的內(nèi)容，也保存在會中資料內(nèi)。會后資料的整理主要為補充的資料，可以在資料整理功能中通過上傳的方式補充會后資料。

湃格智能專注于無紙化辦公一體化整體解決方案，擁有自主商標品牌PIEGO(湃格），旨在讓會議、會議室、會議室設備更好的連接和聯(lián)系在一起，提高會議室使用效率，產(chǎn)品主要包括：無紙化會議預約系統(tǒng)、會務管理系統(tǒng)、無紙化系統(tǒng)、無紙化會議預約、多功能會議室、會議系統(tǒng)等，擁有完整的產(chǎn)品及解決方案。